Übernachtungs- und Verpflegungspauschale für Monteure 2026

Monteure auf Auswärtstätigkeit haben Anspruch auf steuerliche Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung. Für Arbeitgeber heißt das: Bestimmte Beträge dürfen steuerfrei erstattet werden. Hier die wichtigsten Regeln für Einsätze im Inland, Stand 2026.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Übersicht und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.

Verpflegungsmehraufwand im Inland

• 14 € für Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, ebenso für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Einsätzen.
• 28 € für Tage mit 24 Stunden Abwesenheit.

Die Sätze gelten 2026 unverändert. Der Arbeitgeber kann sie steuerfrei erstatten. Werden Mahlzeiten gestellt, wird gekürzt: für ein Frühstück um 5,60 €, für ein Mittag- oder Abendessen um je 11,20 €.

Die Dreimonatsfrist

Die Verpflegungspauschalen gibt es nur für die ersten drei Monate einer Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Wird die Arbeit dort für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Frist neu. Bei langen Projekten lohnt es sich deshalb, die Einsatzplanung mit der Lohnabrechnung abzustimmen.

Übernachtungskosten

Für Übernachtungen im Inland gibt es zwei Wege:

• Erstattung der tatsächlichen Kosten: Der Arbeitgeber erstattet die Rechnung der Unterkunft steuerfrei.
• Pauschale ohne Einzelnachweis: Der Arbeitgeber darf je Übernachtung im Inland 20 € steuerfrei erstatten, ohne Beleg (R 9.7 Abs. 3 LStR).

Für Arbeitnehmer selbst gibt es keine Übernachtungspauschale als Werbungskosten. Absetzbar sind nur tatsächlich entstandene und nicht erstattete Kosten.

Was das für die Unterkunft bedeutet

Bucht das Unternehmen die Unterkunft direkt und bekommt eine Rechnung auf seinen Namen, ist die Abrechnung am einfachsten: keine Einzelbelege, keine Vorauszahlung durch die Monteure. Bei Work&Stay geht die Rechnung für das ganze Team an das Unternehmen, zum Festpreis pro Person und Nacht. Übernachtungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 %.

Kurz zusammengefasst

• Verpflegung Inland 2026: 14 € bzw. 28 € pro Tag, nur in den ersten drei Monaten am selben Ort.
• Übernachtung: tatsächliche Kosten oder 20 € Pauschale je Nacht steuerfrei durch den Arbeitgeber.
• Am einfachsten: Unterkunft direkt über das Unternehmen buchen und abrechnen.

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